November 2000: LAC 2000: Een Informatie Architectuur is ...

De uitspraken en stellingen in deze contributie voor het Landelijk Architectuur Congres (LAC) 2000 zijn voortgekomen uit ervaringen met informatie architecturen in de praktijk. Omdat praktijkervaringen altijd afhankelijk zijn van de mens die ze opdoet en de omgeving waar hij of zij zich bevonden heeft staat de inhoud natuurlijk ter discussie.

Naast architecten in de bouw komen we tegenwoordig ook steeds vaker allerlei soorten architecten in organisaties tegen. Deze architecten brengen meestal één of meer aspecten van die organisatie in beeld. Informatie is zo’n aspect[zie voetnoot 1] en de informatie architect is één van die architecten.

In het woordenboek staat onder meer dat architectuur “de kunst en de leer van het ontwerpen en uitvoeren van bouwwerken” is. Het woord dat het dichtst in de buurt komt van het begrip architectuur blijkt het woord beeld te zijn in de zin van “het beeld dat we van een bouwwerk hebben”.

Een informatie architectuur is een specifieke architectuur die niets te maken heeft met de bouwwerken die bedoeld worden in het woordenboek. Een informatie architectuur brengt de informatie van een bepaalde omgeving in beeld met alles wat met die informatie te maken heeft.

Het Genootschap voor Informatie Architecten (GIA) heeft eind 1998 de volgende definitie van het begrip informatie architectuur opgeleverd (zie ook http://www.aim.nl/):
“Een informatie architectuur is een samenhangende visie van een organisatie[zie voetnoot 2] op haar bestaande en gewenste informatievoorziening. Een informatie architectuur komt tot stand door een gezamenlijk proces van beeldvorming van en onderhandeling tussen alle betrokkenen.
In een informatie architectuur komen de elementen van de informatievoorziening en hun samenhang tot uitdrukking, alsmede hun aansluiting op de bedrijfsarchitectuur[zie voetnoot 3] en de ICT architectuur en het waarom hiervan.
Inherent aan een informatie architectuur zijn keuzes op het gebied van informatie-functionaliteiten en -structuren. Deze keuzes worden vastgelegd in de vorm van principes, standaarden en modellen.
Daarmee is een informatie architectuur het bestemmingsplan voor de vernieuwing van de informatievoorziening van een organisatie.”

Vele mensen hebben deze definitie kritisch gelezen en van commentaar voorzien. Met als gevolg dat de werkgroep in het jaar 2000 gewerkt heeft aan een nieuwe formulering die bij het ter perse gaan van dit document nog niet gereed was.

In de praktijk zal het er om gaan dat een organisatie zoveel mogelijk informatie wenst te hebben en zo min mogelijk gegevens. Informatie architecten, IT-ers, informatie managers, software leveranciers (de aannemers) enz. zijn daarom dus mensen en organisaties die zich met informatie dienen bezig te houden, en niet met gegevens. Dan is dus essentieel dat vastgesteld wordt wat informatie voor een organisatie is en wat die organisatie met die informatie wil. En dat is precies wat een informatie architectuur doet.

Jarenlange praktijkervaring met informatie architecturen in verschillende typen organisaties, in presentaties, cursussen enz. heeft geleid tot de volgende stellingen en uitspraken. Elke stelling wordt zeer kort onderbouwd. Een betere onderbouwing is beschikbaar, maar past niet in de context van deze contributie.

1. “De informatie van een organisatie is altijd in 5 tot 12 essentiële begrippen te vangen en met die begrippen in kaart te brengen.”
   Het aardige daarbij is dat deze begrippen ook nog eens heel herkenbaar blijken te zijn voor mensen in die organisatie en hen veel van het inzicht geeft dat nodig is om informatie te kunnen sturen. Dit lijkt soms wat bedreigend voor IT-ers omdat het inzicht geeft in waar zij feitelijk mee bezig zijn.
2. "Beheer van de informatie architectuur is veel breder dan dat wat onder functioneel beheer verstaan wordt.”
   Functioneel beheer houdt zich bezig met functionele afspraken rond de informatievoorziening. Een informatie architectuur omvat naast deze afspraken ook nog zo’n 20 tot 25 andere soorten afspraken over informatie in een organisatie. Als je dus de afspraken binnen de informatie architectuur beheert, dan wordt een veel breder beheer gerealiseerd dan functioneel beheer voorstaat.
3. “Een ‘bestek’ voor het ontwikkelen van één of meer applicaties kan samengesteld worden uit de informatie architectuur.”
   In de informatie architectuur worden alle gemaakte afspraken over de informatie in een organisatie samengenomen. Een bestek is in deze context een zo volledig mogelijke beschrijving van (een) te realiseren verandering(en) in de informatievoorziening. De substantiële inhoud van een bestek bestaat dus in principe uit afspraken die in het kader van de informatie architectuur gemaakt zijn.
4. “Afspraken over methodologiën, methodieken, methoden, technieken en hulpmiddelen voor het realiseren van veranderingen horen bij de informatie architectuur.”
   Het gaat immers over afspraken die met de organisatie gemaakt zijn over de manier van aanpak van het traject dat veranderingen in de informatievoorziening dient te realiseren.
5. “Afspraken rond testen en kwaliteit horen bij de informatie architectuur”.
   Net als bij methoden en technieken zijn de afspraken over kwaliteit rond producten (veelal ingevuld in afspraken rond het testen van producten), processen, kwaliteitssystemen en total-quality onderdeel van de informatie architectuur. Met dien verstande dat het om afspraken rond de informatie van die organisatie gaat.
6. “Het conceptuele informatie model en het conceptuele functie model zijn onderdeel van de informatie architectuur.”
   Beide modellen leggen de afspraken en uitspraken vast die met de organisatie gemaakt zijn rond resp. de informatie structuur en de functionaliteit. Deze afspraken zijn bijvoorbeeld van groot belang als een bestek opgesteld dient te worden.
7. “De informatie infrastructuur zorgt ervoor dat een organisatie werkelijk van informatie voorzien wordt. De architectuur van een informatie infrastructuur omvat dan ook compleet andere elementen dan de informatie architectuur.”
   Voor het geautomatiseerde gedeelte omvat een informatie infrastructuur onderdelen als applicaties, gegevensopslag, systeemsoftware, hardware, netwerk, beveiliging enz. Dit alles samen vormt de geautomatiseerde informatievoorziening. De architectuur van zo’n informatie infrastructuur brengt deze elementen in beeld. Uit het voorgaande zal het duidelijk zijn dat een informatie architectuur hele andere elementen in beeld brengt dan een architectuur van de informatie infrastructuur.
8. “Informatie analyse hoort geen onderdeel te zijn van het proces van het realiseren van veranderingen (vgl. systeemontwikkeling).”
   Informatie analyses werden voorheen uitgevoerd om er achter te komen welke veranderingen gerealiseerd dienen te worden. Een goede informatie architectuur omvat de uitkomst van informatie analyses. Met een goede informatie architectuur kan een voortraject beperkt blijven tot een toepasbaarheidsonderzoek. Zo’n onderzoek kan (en zal) naast een bestek natuurlijk ook de nodige wijzigingen van afspraken binnen de informatie architectuur opleveren.
9. “Met de term omgeving (hiervoor gebruiken we ook wel de term Universe of Discourse (UoD)) in deze context bedoelen we een deel van, een hele of een combinatie van organisaties. Een bepaalde omgeving kent slechts één informatie architectuur.”
   Om één informatie architectuur op te stellen voor een grote omgeving (een hele, of zelfs meer organisaties) lijkt in eerste aanzet erg ambitieus. Dat blijkt echter, mits goed aangepakt, in de praktijk vaak niet zo te zijn. Het omgekeerde, namelijk het hebben van meer kleine informatie architecturen maakt afstemming noodzakelijk. En dat is een bottleneck. Er ontstaat dan zeker overlap, met discussies over wat de juiste afspraak is rond eenzelfde concept. Dit maakt het geheel snel erg onoverzichtelijk, levert vaak grote discussies op en zorgt er dikwijls voor dat een aanpak onder architectuur onhaalbaar wordt.
10. “Ideeën rond de toekomstige inrichting van de informatie infrastructuur zullen nauw aan moeten sluiten bij wat de informatie architectuur omvat“.
    De architectuur van de huidige informatie infrastructuur is een gegeven voor beheerders. Hoewel de toekomstige inrichting van de informatie infrastructuur natuurlijk als startpunt de bestaande informatie infrastructuur heeft, is de opzet daarvan geen zaak voor beheerders maar voor informatie architecten en informatie infrastructuur architecten (of, meer specifiek, IT-architecten).
11. “Met een goed uitgewerkte informatie architectuur hoeft een informatieplan niet meer te zijn dan enkele velletjes A4 waarvan de inhoud elk jaar bijgesteld wordt“.
    Als een informatie architectuur reeds de 20 tot 25 soorten afspraken rond de informatie in de organisatie bevat, dan hoeft het informatieplan niet meer te zijn dan de droom van elke CIO en informatiemanager: een plan van enkele bladzijden.
12. “Er bestaan vele afspraken en manieren van inrichten die met elkaar in lijn gebracht dienen te worden. In de praktijk wordt op dit moment vooral en meestal naar de aansluiting tussen applicaties en de organisatie gekeken (business alignment)“.
    We hebben het over de huidige en toekomstige inrichting van organisatie en informatie infrastructuur. De organisatie en de informatie infrastructuur dienen met elkaar in lijn te zijn, zowel vandaag als in de toekomst. En dan spreken we nog niet over de manier waarop de afspraken rond informatie in de informatie architectuur daar bij passen.
13. “Een goede alignment wordt niet gerealiseerd door vanuit informatiesystemen te denken en te werken, maar door een juiste balans te vinden tussen organisatie, informatie architectuur en informatie infrastructuur“.
    Tapscott en Caston hebben in hun model 5 manieren van kijken naar het informatiesysteem en werken zo naar business alignment. Zachman brengt de aansluiting in beeld als een volgende laag op de lagen die samen het informatiesysteem vormen. Organisaties en informatie architectuur kennen compleet eigen componenten die samen een beeld vormen en die op zich los staan van de onderdelen en de structuur van de informatie infrastructuur. Alignment is dan het in relatie brengen van die elementen.
14. “Visie en beleid op en rond informatie zijn onderdeel van de informatie architectuur. Zij dienen direct vertaald te zijn naar de afspraken rond details binnen die architectuur”.
    Het inzicht dat zo ontstaat is voorwaarde om een organisatie eenduidig grip te laten krijgen op zijn informatie en informatievoorziening.
15. “De aanschaf van software, zowel standaard als maatwerk, kan alleen tot een effectieve inzet leiden als aan de afspraken binnen de informatie architectuur wordt voldaan.”
    Het aanschaffen van bijvoorbeeld ERP of HRM software gaat heel vaak fout omdat bij de aanschaf en implementatie daarvan niet of onvoldoende afgestemd wordt wat de organisatie wil en kan met wat de software biedt en verwacht. Dat laatste is op zich wel bekend, maar het eerste is vaak de vraag. En daarmee natuurlijk ook de afstemming tussen de twee.

    Het bovenstaande geeft een beeld van wat een informatie architectuur is en wat deze kan doen voor een organisatie. Afrondend en in grote lijnen nog het volgende:

16. Een optimale aansluiting tussen informatie architectuur en organisatie is essentieel om een effectieve informatievoorziening te kunnen realiseren.
    Een minder goede aansluiting zou betekenen dat de afspraken rond informatie in de informatie architectuur niet passen bij de organisatie waar die afspraken mee gemaakt zijn. En dat is natuurlijk per definitie fout!
17. De informatie architectuur zal de eisen omvatten die nodig zijn om goed passende applicaties, objecten, componenten enz. te kunnen (laten) bouwen of kopen. Uiteindelijk dient de stelregel te zijn dat geen verandering meer doorgevoerd kan worden in de informatie infrastructuur als die verandering niet volledig voldoet aan wat in de informatie architectuur geformuleerd is rond informatie.
    Oftewel: veranderingen in de informatie infrastructuur (lees ook: de inzet van “nieuwe” IT) kunnen alleen doorgevoerd worden als ze in lijn zijn en blijven met afspraken die met de (gebruikers)organisatie gemaakt zijn. Een waarheid, want wie zal nu veranderingen introduceren die anders zijn dat wat afgesproken is?

 

Voetnoten:

[1] Informatie zijn die gegevens die betekenis hebben in een bepaalde context. Deze uitleg van het begrip informatie is gebaseerd op wat door de International Standardisation Organisation (ISO) vastgesteld is rond Conceptual Schemas.

[2] 1e voetnoot bij de definitie: Onder "organisatie" wordt hier verstaan een bedrijf / instelling / instantie, of een deel daarvan, of een samenwerkingsverband tussen meer bedrijven / instellingen / instanties. De formele term hiervoor is Universe of Discourse (UoD).

[3] 2e voetnoot bij de definitie: Overwogen kan worden hier te spreken van "bedrijfsarchitecturen" (meervoud dus). Je kunt immers veel aspectmodellen maken van een organisatie, die allemaal op zich weer een architectuur genoemd zouden kunnen worden.