13 april 2006, nr 15: Informatievoorziening gaat niet in de eerste plaats over IT

Reactie in AutomatiseringGids nr 15

Als je je informatievoorziening goed wilt inrichten kun je niet in termen van IT denken, stelt Steven van’t Veld in een reactie op de aanbeveling van de Rekenkamer over de inrichting van IT-Governance bij de overheid.

In haar rapport ‘Grip op informatievoorziening’ geeft de Rekenkamer concrete adviezen rond de inrichting van IT-Governance binnen de Overheid. Hoewel die adviezen in de goede richting wijzen is een aanvulling nodig. Dat is belangrijk als we niet met de problemen te maken willen krijgen die de Clinger/Cohen Act (ITMRA) opgeleverd heeft. Die kunnen we voorkomen omdat we nu beter weten wat de consequenties zijn.
De Clinger/Cohen Act stelt dat er één Director ‘Office of Management and Budget’ voor de federale overheid is. Aan deze Director rapporteren 23 expliciet genoemde Chief Information Officers (CIO). Hun taken lopen uiteen van adviseren van senior management tot planning, acquisitie, onderhoud en beheer van IT. Een CIO wordt expliciet verantwoordelijk gemaakt voor het ontwikkelen, onderhouden en faciliteren van een geïntegreerde IT-architectuur. Omdat men na 1996 business alignment erg belangrijk is gaan vinden spreken we niet meer over IT-architectuur maar over Enterprise Architectuur.

In de praktijk blijft de afstand tussen IT’ers en strategisch management erg groot. Deze afstand is goed te verklaren als je erkent dat IT een hulpmiddel is, geen strategisch bedrijfsmiddel of productiefactor. Ter vergelijking. Een land ruimtelijk ordenen doe je niet door gebouwen of auto’s centraal te stellen; je denkt in ruimte, en het gebruik daarvan. Daarom kan je niet in termen van IT denken als je een informatievoorziening goed in wil richten. IT is immers, net als auto’s en gebouwen, een hulpmiddel. Een voorbeeld: een grotere organisatie heeft snel een paar honderd IT-systemen die klantinformatie bijhouden. De inhoud van elk systeem is anders. Lost u dat op door een Customer Relationship Management (CRM) applicatie te kopen? Nee, want dan koopt u nóg een systeem waarin klantinformatie bijgehouden wordt. U zult eerst goed moeten nadenken over wat een klant is, wat u met klantinformatie wil en of het wel gewenst/verstandig is om iets aan de versnippering te doen. Dat vraagt een stevige investering, en u kunt maar beter vooraf weten wat u voor dat geld krijgt. En misschien dat u dan inderdaad, maar dan onderbouwt, voor een passend CRM kiest.

Voor organisaties is informatie één van de strategische bedrijfsmiddelen. Denken in en werken met informatie is relatief stabiel. Het vormt dé basis om de snelle ontwikkeling van IT het hoofd te kunnen bieden. Kennis van je informatie is dan ook cruciaal om regie te kunnen voeren over het investeren in en exploiteren van IT. Met als consequentie dat een CIO op strategisch niveau zelden een IT-er is. Het moet iemand zijn die goed weet waar zijn organisatie mee bezig is. IT is, als hulpmiddel/ kapitaalgoed, op tactisch niveau interessant.

Bij het rapport van de Rekenkamer hoort een achtergronddocument waarin de concernarchitectuur van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid getekend wordt. Daarin blijkt de informatiearchitectuur feitelijk het applicatielandschap in kaart te brengen, in relatie tot de techniek en de organisatie (alignment). En dit is precies waar ik voor wil waarschuwen. SZ&W baseert de inrichting van haar informatievoorziening dus op haar IT-infrastructuur. Men zou bezig moeten zijn met het ontwikkelen van de informatiebehoefte van de organisatie, en met hoe die behoefte vertaald kan worden in een betere informatievoorziening. De term informatiearchitectuur wordt gebruikt zoals in de VS de term enterprise architectuur gebruikt wordt. En dat terwijl de eigenlijke informatiearchitectuur, het beeld dat we van de informatie van onze organisatie hebben, niet onderkend, laat staan beheerd wordt.

Wie vervoerproblemen wil oplossen door over zijn wagenpark na te denken komt bedrogen uit. Je auto bepaalt immers niet of je voor de zaak naar Brussel moet. Vergelijkbaar kan IT ook niet je informatievoorziening bepalen. Kennis van informatie is cruciaal voor strategisch management. Goede kennis van hulpmiddelen dient op tactisch niveau beschikbaar te zijn. Een (strategisch) CIO houdt zich dan ook alleen indirect met IT-Governance bezig. Hij zal de uit de strategie afgeleide behoefte aan informatie centraal stellen, en gewapend met die kennis, kunnen onderhandelen met IT-aanbieders. Noem het Information Governance. U weet toch ook dat SZ&W de Werkgelegenheid echt niet verbetert door een nieuwe computer te kopen.