English version


Nederlandse versie

Steven's weblogs en columns (nederlands)

Iedereen kan informatie van deze weblog overnemen onder de voorwaarde dat hij/zij blijft verwijzen naar deze weblog.

 

November 2000: 15 essentiele uitspraken over en rond Informatiearchitectuur

In het kader van het Landelijk Architectuur Congres (LAC) 2000 heb ik een reeks uitspraken voor de deelnemers op een rij gezet rond informatiearchitecturen die ik u als lezer van informatie hierna voorleg. De uitspraken zijn voortgekomen uit ervaringen in de praktijk. Om enige context te geven aan de navolgende uitspraken werk ik eerst enkele basisbegrippen uit.

Architectuur is, volgens het woordenboek, de kunst en de leer van het ontwerpen en uitvoeren van bouwwerken. In organisaties komen we tegenwoordig steeds vaker architecten tegen. Zij brengen meestal een aspect in beeld van een organisatie. Informatie is zo'n aspect. Informatie is daarbij die gegevens die betekenis hebben in een bepaalde context.1 Een informatiearchitectuur is dan ook een specifieke architectuur die de informatie en alles wat met informatie te maken heeft in een omgeving in beeld brengt.

Vertaald naar de praktijk zul je dus zoveel mogelijk informatie willen hebben en zo min mogelijk gegevens. Informatiearchitecten, IT'ers, informatiemanagers, softwareleveranciers enzovoort zouden zich met informatie bezig moeten houden, en niet met gegevens.

Jarenlange praktijkervaring hiermee in verschillende typen organisaties heeft geleid tot de volgende uitspraken:

  1. 'De informatie van een organisatie is altijd in vijf tot twaalf essentiŽle begrippen te vangen en met die begrippen in kaart te brengen.'
    • Het aardige daarbij is dat deze begrippen ook nog eens heel herkenbaar blijken te zijn voor mensen in die organisatie. Ze geven hen veel van het inzicht dat nodig is om informatie te kunnen sturen. Dit lijkt soms wat bedreigend voor IT'ers, omdat het inzicht geeft in waar zij in feite mee bezig zijn.
  2.  

  3. 'Beheer van de informatiearchitectuur is veel breder dan dat wat onder functioneel beheer verstaan wordt.'
    • Functioneel beheer houdt zich bezig met functionele afspraken rond de informatievoorziening. Een informatiearchitectuur omvat naast deze afspraken ook nog zo'n 20 tot 25 andere soorten afspraken over informatie in een organisatie. Als je dus de afspraken binnen de informatiearchitectuur beheert, dan wordt een veel breder beheer gerealiseerd dan bij functioneel beheer.
  4.  

  5. 'Een 'bestek' voor het ontwikkelen van ťťn of meer applicaties kan samengesteld worden uit de informatiearchitectuur.'
    • In de informatiearchitectuur worden alle gemaakte afspraken over de informatie in een organisatie samengenomen. Een bestek is in deze context een zo volledig mogelijke beschrijving van (een) te realiseren verandering(en) in de informatievoorziening. De substantiŽle inhoud van een bestek bestaat dus in principe uit afspraken die in het kader van de informatiearchitectuur gemaakt zijn.
  6.  

  7. 'Afspraken over methodologieŽn, methodieken, methoden, technieken en hulpmiddelen voor het realiseren van veranderingen horen bij de informatiearchitectuur.'
    • Het gaat immers over afspraken die met de organisatie gemaakt zijn over de manier van aanpak van het traject dat veranderingen in de informatievoorziening dient te realiseren.
  8.  

  9. 'Afspraken rond testen en kwaliteit horen bij de informatiearchitectuur.'
    • Net als bij methoden en technieken zijn de afspraken over kwaliteit rond producten (veelal ingevuld in afspraken rond het testen van producten), processen, kwaliteitssystemen en total-quality onderdeel van de informatiearchitectuur. Met dien verstande dat het om afspraken rond de informatie van die organisatie gaat.
  10.  

  11. 'Het conceptuele informatiemodel en het conceptuele functiemodel zijn onderdeel van de informatiearchitectuur.'
    • Beide modellen leggen de afspraken en uitspraken vast die met de organisatie gemaakt zijn rond respectievelijk de informatiestructuur en de functionaliteit. Deze afspraken zijn bijvoorbeeld van groot belang als er een bestek opgesteld dient te worden.
  12.  

  13. 'De informatie-infrastructuur zorgt ervoor dat een organisatie werkelijk van informatie voorzien wordt. De architectuur van een informatie-infrastructuur omvat dan ook compleet andere elementen dan de informatiearchitectuur.'
    • Voor het geautomatiseerde gedeelte omvat een informatie-infrastructuur onderdelen als applicaties, gegevensopslag, systeemsoftware, hardware, netwerk en beveiliging. Dit samen vormt de geautomatiseerde informatievoorziening. De architectuur van zo'n informatie-infrastructuur brengt deze elementen in beeld. Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat een informatiearchitectuur heel andere elementen in beeld brengt dan een architectuur van de informatie-infrastructuur.
  14.  

  15. 'Informatieanalyse hoort geen onderdeel te zijn van het proces van het realiseren van veranderingen.'
    • Informatieanalyses werden voorheen uitgevoerd om er achter te komen welke veranderingen gerealiseerd dienen te worden. Een goede informatiearchitectuur omvat de uitkomst van informatieanalyses. Met een goede informatiearchitectuur kan een voortraject beperkt blijven tot een toepasbaarheidsonderzoek. Zo'n onderzoek kan (en zal) naast een bestek natuurlijk ook de nodige wijzigingen van afspraken binnen de informatiearchitectuur opleveren.
  16.  

  17. 'Met de term omgeving (ook wel Universe of Discourse (UoD)) in deze context bedoelen we een deel van, een hele of een combinatie van organisaties. Een bepaalde omgeving kent slechts ťťn informatiearchitectuur.'
    • Eťn informatiearchitectuur opstellen voor een grote omgeving lijkt in eerste aanzet erg ambitieus. Dat blijkt echter, mits goed aangepakt, in de praktijk vaak niet zo te zijn. Het omgekeerde, namelijk het hebben van meer kleine informatiearchitecturen, maakt afstemming noodzakelijk. En dat is de bottleneck. Er ontstaat dan zeker overlap, met discussies over wat de juiste afspraak is rond een zelfde concept. Dit maakt het geheel snel erg onoverzichtelijk, levert vaak grote discussies op en zorgt er dikwijls voor dat een aanpak onder architectuur onhaalbaar wordt.
  18.  

  19. 'IdeeŽn rond de toekomstige inrichting van de informatie-infrastructuur zullen nauw aan moeten sluiten bij wat de informatiearchitectuur omvat.'
    • De architectuur van de huidige informatie-infrastructuur is een gegeven voor beheerders. Hoewel de toekomstige inrichting natuurlijk de bestaande informatie-infrastructuur als startpunt heeft, is de opzet daarvan geen zaak voor beheerders maar voor informatie- en informatie-infrastructuurarchitecten (of, meer specifiek, IT-architecten).
  20.  

  21. 'Met een goed uitgewerkte informatiearchitectuur hoeft een informatieplan niet meer te zijn dan enkele velletjes A4 waarvan de inhoud elk jaar bijgesteld wordt.'
    • Als een informatiearchitectuur reeds de 20 tot 25 soorten afspraken rond de informatie in de organisatie bevat, dan hoeft het informatieplan niet meer te zijn dan de droom van elke CIO en informatiemanager: een plan van enkele bladzijden.
  22.  

  23. 'Er bestaan vele afspraken en manieren van inrichten die met elkaar in lijn gebracht moeten worden. In de praktijk wordt op dit moment vooral naar de aansluiting tussen applicaties en de organisatie gekeken (business alignment).'
    • We hebben het over de huidige en toekomstige inrichting van de organisatie en de informatie-infrastructuur. Die dienen met elkaar in lijn te zijn, zowel vandaag als in de toekomst. En dan spreken we nog niet over de manier waarop de afspraken rond informatie in de informatiearchitectuur daarbij passen.
  24.  

  25. 'Een goede alignment wordt niet gerealiseerd door vanuit informatiesystemen te denken en te werken, maar door een juiste balans te vinden tussen organisatie, informatiearchitectuur en informatie-infrastructuur.'
    • Tapscott en Caston hebben in hun model vijf manieren van kijken naar het informatiesysteem en werken zo naar business alignment. Zachman brengt de aansluiting in beeld als een volgende laag op de lagen die samen het informatiesysteem vormen. Organisaties en informatiearchitectuur kennen compleet eigen componenten die samen een beeld vormen en die op zich los staan van de onderdelen en de structuur van de informatie-infrastructuur. Alignment is dan het in relatie brengen van die elementen.
  26.  

  27. 'Visie en beleid op en rond informatie zijn onderdeel van de informatiearchitectuur. Zij dienen direct vertaald te zijn naar de afspraken rond details binnen die architectuur.'
    • Het inzicht dat zo ontstaat is voorwaarde om een organisatie eenduidig grip te laten krijgen op haar informatie en informatievoorziening.
  28.  

  29. 'De aanschaf van software, zowel standaard als maatwerk, kan alleen tot een effectieve inzet leiden als aan de afspraken binnen de informatiearchitectuur wordt voldaan.'
    • Het aanschaffen van bijvoorbeeld ERP- of HRM-software gaat heel vaak fout omdat bij de aanschaf en implementatie daarvan niet of onvoldoende afgestemd wordt wat de organisatie wil en kan met wat de software biedt en verwacht. Dat laatste is op zich wel bekend, maar het eerste is vaak de vraag, en daarmee natuurlijk ook de afstemming tussen de twee.

     

Met bovenstaande uitspraken wordt een beeld opgebouwd van wat een informatiearchitectuur is en wat deze kan doen voor een organisatie. Ik ben dan ook niet alleen heel benieuwd naar uw mening en opmerkingen over het bovenstaande, maar ook over wat een informatiearchitectuur zelf is.

Uw naam:
Uw E-mail:
Uw reactie: