November
2000: 15 essentiele uitspraken over en rond Informatiearchitectuur
In het kader van
het Landelijk Architectuur Congres (LAC) 2000 heb ik een reeks uitspraken
voor de deelnemers op een rij gezet rond informatiearchitecturen die
ik u als lezer van informatie hierna voorleg. De uitspraken zijn voortgekomen
uit ervaringen in de praktijk. Om enige context te geven aan de navolgende
uitspraken werk ik eerst enkele basisbegrippen uit.
Architectuur
is, volgens het woordenboek, de kunst en de leer van het ontwerpen
en uitvoeren van bouwwerken. In organisaties komen we tegenwoordig steeds
vaker architecten tegen. Zij brengen meestal een aspect in beeld van
een organisatie. Informatie is zo'n aspect. Informatie is daarbij die
gegevens die betekenis hebben in een bepaalde context.1 Een informatiearchitectuur
is dan ook een specifieke architectuur die de informatie en alles wat
met informatie te maken heeft in een omgeving in beeld brengt.
Vertaald naar de
praktijk zul je dus zoveel mogelijk informatie willen hebben en zo min
mogelijk gegevens. Informatiearchitecten, IT'ers, informatiemanagers,
softwareleveranciers enzovoort zouden zich met informatie bezig moeten
houden, en niet met gegevens.
Jarenlange praktijkervaring
hiermee in verschillende typen organisaties heeft geleid tot de volgende
uitspraken:
- 'De informatie
van een organisatie is altijd in vijf tot twaalf essentiële begrippen
te vangen en met die begrippen in kaart te brengen.'
- Het aardige
daarbij is dat deze begrippen ook nog eens heel herkenbaar blijken
te zijn voor mensen in die organisatie. Ze geven hen veel van
het inzicht dat nodig is om informatie te kunnen sturen. Dit lijkt
soms wat bedreigend voor IT'ers, omdat het inzicht geeft in waar
zij in feite mee bezig zijn.
- 'Beheer van
de informatiearchitectuur is veel breder dan dat wat onder functioneel
beheer verstaan wordt.'
- Functioneel
beheer houdt zich bezig met functionele afspraken rond de informatievoorziening.
Een informatiearchitectuur omvat naast deze afspraken ook nog
zo'n 20 tot 25 andere soorten afspraken over informatie in een
organisatie. Als je dus de afspraken binnen de informatiearchitectuur
beheert, dan wordt een veel breder beheer gerealiseerd dan bij
functioneel beheer.
- 'Een 'bestek'
voor het ontwikkelen van één of meer applicaties kan samengesteld
worden uit de informatiearchitectuur.'
- In de informatiearchitectuur
worden alle gemaakte afspraken over de informatie in een organisatie
samengenomen. Een bestek is in deze context een zo volledig mogelijke
beschrijving van (een) te realiseren verandering(en) in de informatievoorziening.
De substantiële inhoud van een bestek bestaat dus in principe
uit afspraken die in het kader van de informatiearchitectuur gemaakt
zijn.
- 'Afspraken
over methodologieën, methodieken, methoden, technieken en hulpmiddelen
voor het realiseren van veranderingen horen bij de informatiearchitectuur.'
- Het gaat
immers over afspraken die met de organisatie gemaakt zijn over
de manier van aanpak van het traject dat veranderingen in de informatievoorziening
dient te realiseren.
- 'Afspraken
rond testen en kwaliteit horen bij de informatiearchitectuur.'
- Net als bij
methoden en technieken zijn de afspraken over kwaliteit rond producten
(veelal ingevuld in afspraken rond het testen van producten),
processen, kwaliteitssystemen en total-quality onderdeel van de
informatiearchitectuur. Met dien verstande dat het om afspraken
rond de informatie van die organisatie gaat.
- 'Het conceptuele
informatiemodel en het conceptuele functiemodel zijn onderdeel van
de informatiearchitectuur.'
- Beide modellen
leggen de afspraken en uitspraken vast die met de organisatie
gemaakt zijn rond respectievelijk de informatiestructuur en de
functionaliteit. Deze afspraken zijn bijvoorbeeld van groot belang
als er een bestek opgesteld dient te worden.
- 'De informatie-infrastructuur
zorgt ervoor dat een organisatie werkelijk van informatie voorzien
wordt. De architectuur van een informatie-infrastructuur omvat dan
ook compleet andere elementen dan de informatiearchitectuur.'
- Voor het
geautomatiseerde gedeelte omvat een informatie-infrastructuur
onderdelen als applicaties, gegevensopslag, systeemsoftware, hardware,
netwerk en beveiliging. Dit samen vormt de geautomatiseerde informatievoorziening.
De architectuur van zo'n informatie-infrastructuur brengt deze
elementen in beeld. Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat
een informatiearchitectuur heel andere elementen in beeld brengt
dan een architectuur van de informatie-infrastructuur.
- 'Informatieanalyse
hoort geen onderdeel te zijn van het proces van het realiseren van
veranderingen.'
- Informatieanalyses
werden voorheen uitgevoerd om er achter te komen welke veranderingen
gerealiseerd dienen te worden. Een goede informatiearchitectuur
omvat de uitkomst van informatieanalyses. Met een goede informatiearchitectuur
kan een voortraject beperkt blijven tot een toepasbaarheidsonderzoek.
Zo'n onderzoek kan (en zal) naast een bestek natuurlijk ook de
nodige wijzigingen van afspraken binnen de informatiearchitectuur
opleveren.
- 'Met de term
omgeving (ook wel Universe of Discourse (UoD)) in deze context bedoelen
we een deel van, een hele of een combinatie van organisaties. Een
bepaalde omgeving kent slechts één informatiearchitectuur.'
- Eén informatiearchitectuur
opstellen voor een grote omgeving lijkt in eerste aanzet erg ambitieus.
Dat blijkt echter, mits goed aangepakt, in de praktijk vaak niet
zo te zijn. Het omgekeerde, namelijk het hebben van meer kleine
informatiearchitecturen, maakt afstemming noodzakelijk. En dat
is de bottleneck. Er ontstaat dan zeker overlap, met discussies
over wat de juiste afspraak is rond een zelfde concept. Dit maakt
het geheel snel erg onoverzichtelijk, levert vaak grote discussies
op en zorgt er dikwijls voor dat een aanpak onder architectuur
onhaalbaar wordt.
- 'Ideeën rond
de toekomstige inrichting van de informatie-infrastructuur zullen
nauw aan moeten sluiten bij wat de informatiearchitectuur omvat.'
- De architectuur
van de huidige informatie-infrastructuur is een gegeven voor beheerders.
Hoewel de toekomstige inrichting natuurlijk de bestaande informatie-infrastructuur
als startpunt heeft, is de opzet daarvan geen zaak voor beheerders
maar voor informatie- en informatie-infrastructuurarchitecten
(of, meer specifiek, IT-architecten).
- 'Met een goed
uitgewerkte informatiearchitectuur hoeft een informatieplan niet meer
te zijn dan enkele velletjes A4 waarvan de inhoud elk jaar bijgesteld
wordt.'
- Als een informatiearchitectuur
reeds de 20 tot 25 soorten afspraken rond de informatie in de
organisatie bevat, dan hoeft het informatieplan niet meer te zijn
dan de droom van elke CIO en informatiemanager: een plan van enkele
bladzijden.
- 'Er bestaan
vele afspraken en manieren van inrichten die met elkaar in lijn gebracht
moeten worden. In de praktijk wordt op dit moment vooral naar de aansluiting
tussen applicaties en de organisatie gekeken (business alignment).'
- We hebben
het over de huidige en toekomstige inrichting van de organisatie
en de informatie-infrastructuur. Die dienen met elkaar in lijn
te zijn, zowel vandaag als in de toekomst. En dan spreken we nog
niet over de manier waarop de afspraken rond informatie in de
informatiearchitectuur daarbij passen.
- 'Een goede
alignment wordt niet gerealiseerd door vanuit informatiesystemen te
denken en te werken, maar door een juiste balans te vinden tussen
organisatie, informatiearchitectuur en informatie-infrastructuur.'
- Tapscott
en Caston hebben in hun model vijf manieren van kijken naar het
informatiesysteem en werken zo naar business alignment. Zachman
brengt de aansluiting in beeld als een volgende laag op de lagen
die samen het informatiesysteem vormen. Organisaties en informatiearchitectuur
kennen compleet eigen componenten die samen een beeld vormen en
die op zich los staan van de onderdelen en de structuur van de
informatie-infrastructuur. Alignment is dan het in relatie brengen
van die elementen.
- 'Visie en
beleid op en rond informatie zijn onderdeel van de informatiearchitectuur.
Zij dienen direct vertaald te zijn naar de afspraken rond details
binnen die architectuur.'
- Het inzicht
dat zo ontstaat is voorwaarde om een organisatie eenduidig grip
te laten krijgen op haar informatie en informatievoorziening.
- 'De aanschaf
van software, zowel standaard als maatwerk, kan alleen tot een effectieve
inzet leiden als aan de afspraken binnen de informatiearchitectuur
wordt voldaan.'
- Het aanschaffen
van bijvoorbeeld ERP- of HRM-software gaat heel vaak fout omdat
bij de aanschaf en implementatie daarvan niet of onvoldoende afgestemd
wordt wat de organisatie wil en kan met wat de software biedt
en verwacht. Dat laatste is op zich wel bekend, maar het eerste
is vaak de vraag, en daarmee natuurlijk ook de afstemming tussen
de twee.
Met bovenstaande
uitspraken wordt een beeld opgebouwd van wat een informatiearchitectuur
is en wat deze kan doen voor een organisatie. Ik ben dan ook niet alleen
heel benieuwd naar uw mening en opmerkingen over het bovenstaande, maar
ook over wat een informatiearchitectuur zelf is.
|