April
2001: Kennis versus Informatie
Deze maand een uitspraak
over 2 begrippen die qua betekenis ver uit elkaar lijken te liggen:
informa-tie en kennis. Of liggen ze juist dicht bij elkaar?
---
“Vroeger waren we druk met automatiseren. Toen kwamen de informatiesys-temen
en straks gaan we kennis beheren. Kunnen we organisaties eindelijk
gaan geven waar ze al jaren om vragen!“
---
Deze stelling gaat
ervan uit dat “kennis” het vervolg is op “informatie”:
zou dat de stap zijn waar we al die jaren op gewacht hebben?
De basis om samen
dingen te kunnen doen en samen doelen te bereiken is onderlinge communica-tie.
Of je nu een eenmanszaak hebt of werkt in een organisatie met 100.000
collega’s, je zult met an-deren moeten interacteren. Of het nu
met je collega’s of je concurrenten is, met de goeroe of een schoolverlater,
of het nu mondeling, elektronisch of via papier gaat, communicatie is
een noodzaak.
Dat geldt ook voor
kennis. Er zijn dingen die je kunt bedenken die misschien nog nooit
bedacht zijn. De ingrediënten van dat bedenken zullen altijd opgebouwd
worden uit interactie: door te lezen, te schrijven, met elkaar te praten,
te luisteren, te kijken enz.. Welk kanaal we ook voor interactie kiezen,
we zullen dingen oppikken die we nog niet wisten. Of misschien niet
meer wisten. En die dingen voe-gen we toe aan onze kennis.
Voorwaarde voor
interactie is dat onderling gecommuniceerd wordt. Niet communiceren
kan niet. Daarbij kent communicatie grenzen. Waar we die grens ook leggen,
tussen mensen, tussen organi-saties, tussen systemen, tussen planten,
tussen mensen en organisaties of mensen en systemen, hij wordt overschreden.
Een organisatie, bijvoorbeeld, bevindt zich nu eenmaal niet in een vacuüm.
Er kunnen diensten geleverd worden, er wordt om grondstoffen gevraagd,
er dient informatie aan de Be-lastingdienst en aan de Kamer van Koophandel
verstrekt te worden en ga zo maar door. Sterker, zelfs als het om een
eenzame eskimo op de pool gaat, dan zal hij nog interacteren: hij zal
zuurstof nodig hebben, kleding, voeding enz.
De mens leeft niet in een vacuüm. Mensen hebben zelfs een sociale
omgeving als ze alleen zijn en er niemand in de buurt is om op te kunnen
reageren. Mensen ademen immers, ze eten, ze overlijden en ga zo maar
door. Soms reageren mensen op signalen waar ze niet direct betekenis
aan (hoeven) verbinden. Als een mens iets interessant vindt slaat zij/hij
de verworven gegevens op en bouwt ver-der aan zijn of haar kennis. En
aan je kennis bouwen doe je je leven lang.
Een gegeven is iets
dat we te weten kunnen komen. Er bestaat een gigantische overvloed aan
gege-vens: de waterstanden in Sydney (Australië), de bezettingsgraad
van een privé kliniek in Zwitserland, het gewicht van de maan,
de hoeveelheid sneeuw in La Plagne (Frankrijk), de hoeveelheid diesel
die een bepaalde auto nodig heeft om een kilometer te kunnen rijden
en ga zo maar door. Allerlei leuke “weetjes” die voor veel
mensen echter lang niet altijd relevant zijn.
Informatie zijn
die gegevens die in een bepaalde situatie betekenis hebben. Als je wilt
gaan skiën is het belangrijk te weten of je naar La Plagne moet
gaan (2000 meter en hoger) of naar Seefeld (Oostenrijk, 1200 meter).
Het heeft immers niet zoveel zin om naar Seefeld te vertrekken als de
sneeuwgrens op 1900 meter ligt. Dit gegeven wil je ook alleen maar weten
als je voor de keuze staat om voor het skiën naar Oostenrijk of
Frankrijk te gaan.
Het feit dat je
weet dat je ooit geleerd hebt om te skiën en dat je dat nog steeds
in staat stelt om op de lange latten een berg af te dalen is een ander
gegeven. Dat is iets dat je van jezelf weet en dit feit zul je ook niet
snel vergeten. Sterker nog, je combineert dit feit met vele andere feiten.
Feiten zoals bijvoorbeeld dat ik het leuk vind om te skiën, dat
ik er een autorit van 1100 km voor over heb, dat ik daaraan toch geld
uit wil geven terwijl ik ook een dure verbouwing laat uitvoeren (die
veel geld kost), het feit dat ik niet mag skiën van mijn werkgever,
dat ik door een lawine bedolven kan worden of een been kan breken. Al
deze feiten samen (en nog veel andere) spelen mee als ik besluit om
wel of niet te gaan skiën. Deze feiten samen vormen de kennis die
ik opgebouwd heb en die ik gebruik.
Kennis is wat we,
op welke manier dan ook, ooit geleerd hebben. We kennen kennis in de
hoofden van de mensen (tacit kennis) en kennis buiten de hoofden van
de mensen (explicit kennis). Explicit kennis is wat we bijvoorbeeld
met geautomatiseerde systemen beschikbaar kunnen stellen. Mensen kunnen
die kennisbanken raadplegen als zij die kennis niet zelf hebben. Andersom
is het in een ken-nisbank opslaan van een afgeleide van de tacit kennis
goed voor organisaties. Zo wordt men immers minder afhankelijk van experts.
Die experts kunnen immers ontslag nemen, met pensioen gaan of tegen
de bekende “ijzeren hond” lopen en overlijden.
Informatie zijn
dus de gegevens die betekenis hebben in een bepaalde context. De gegevens
die in-formatie zijn vormen maar een fractie van alle gegevens die we
kunnen vinden. Het zijn de gegevens waar wij, als mens of als organisatie,
naar zoeken om wat we weten te vergroten. Logisch geredeneerd is het
niet mogelijk dat organisaties aan een informatie infarct leiden. Dat
zou immers betekenen dat er meer relevante gegevens zijn dan men tot
zich kan nemen. Stel je voor: een organisatie die maar over een deel
van hun markt informatie kan verzamelen omdat ze al die informatie niet
tot zich kan nemen. Die organisatie zal goed na moeten denken wat ze
willen met een stuk markt waar ze geen informatie over hebben! Of over
hoe zij zich georganiseerd hebben.
Als organisatie
kun je dus nooit te veel informatie hebben, maar wel te veel gegevens.
De eerste or-ganisaties die aan een gegevensinfarct leiden hebben zich
dan ook al gemeld. Men heeft giga-, tera- of zelfs peta-bytes aan gegevens
verzameld die men niet nodig blijkt te hebben. Nu niet, en in de toekomst
ook niet. En in die overvloed aan gegevens naar informatie moeten zoeken
is niet alleen veel meer werk maar ook werk met een grotere foutkans.
Het is daarom erg
belangrijk dat we weten wat kennis is en dat we deze goed beheren en
managen. Zowel de tacit als de explicit kennis. Tacit kennis beheer
je bijvoorbeeld door een goed personeels-beheer. Het beheer van explicit
kennis is anders. IT-ers spreken wel over functioneel beheer, een voor
hen wat vaag uitgewerkt begrip. Een van de hoofdtaken van de informatie
architect is het beheer van de informatie architectuur. Dit omvat het
functioneel beheer, en nog veel meer. Kennismanagement in organisaties
is het besturen en beheren van tacit en explicit kennis gericht op de
missie, doelstellingen en strategie van die organisatie.
Naar mijn mening
kan geen goed kennismanagement bestaan als geen goed beheer van de informatie
architectuur gevoerd wordt. Of, een stap verder, kennis kan alleen gemanaged
en beheerd worden als we het bedrijfsmiddel informatie goed beheren.
Informatie architecten weten zo langzamerhand voldoende van de informatie
architectuur om het beheer van de informatie, en daarmee dus het functionele
beheer, goed te regelen.
De stelling dat
we, omdat we kennis gaan beheren, organisaties eindelijk geven waar
ze al jaren om vragen is wat mij betreft te kort door de bocht. Ik denk
dat daarvoor zowel een goed beheer van de informatie als een goed beheer
van kennis essentieel is. Naast elkaar, en vooral goed op elkaar afgestemd.
Ik verwacht dan ook dat in de nabije toekomst de kennis-manager cq.
-beheerder en de in-formatie architect elkaar gaan ontdekken en samen
gaan doen wat de organisatie al jaren verwacht: een goede informatievoorziening
opzetten en in stand houden.