April 2001: Kennis versus Informatie

Deze maand een uitspraak over 2 begrippen die qua betekenis ver uit elkaar lijken te liggen: informa-tie en kennis. Of liggen ze juist dicht bij elkaar?

---
“Vroeger waren we druk met automatiseren. Toen kwamen de informatiesys-temen en straks gaan we kennis beheren. Kunnen we organisaties eindelijk gaan geven waar ze al jaren om vragen!“
---

Deze stelling gaat ervan uit dat “kennis” het vervolg is op “informatie”: zou dat de stap zijn waar we al die jaren op gewacht hebben?

De basis om samen dingen te kunnen doen en samen doelen te bereiken is onderlinge communica-tie. Of je nu een eenmanszaak hebt of werkt in een organisatie met 100.000 collega’s, je zult met an-deren moeten interacteren. Of het nu met je collega’s of je concurrenten is, met de goeroe of een schoolverlater, of het nu mondeling, elektronisch of via papier gaat, communicatie is een noodzaak.

Dat geldt ook voor kennis. Er zijn dingen die je kunt bedenken die misschien nog nooit bedacht zijn. De ingrediënten van dat bedenken zullen altijd opgebouwd worden uit interactie: door te lezen, te schrijven, met elkaar te praten, te luisteren, te kijken enz.. Welk kanaal we ook voor interactie kiezen, we zullen dingen oppikken die we nog niet wisten. Of misschien niet meer wisten. En die dingen voe-gen we toe aan onze kennis.

Voorwaarde voor interactie is dat onderling gecommuniceerd wordt. Niet communiceren kan niet. Daarbij kent communicatie grenzen. Waar we die grens ook leggen, tussen mensen, tussen organi-saties, tussen systemen, tussen planten, tussen mensen en organisaties of mensen en systemen, hij wordt overschreden. Een organisatie, bijvoorbeeld, bevindt zich nu eenmaal niet in een vacuüm. Er kunnen diensten geleverd worden, er wordt om grondstoffen gevraagd, er dient informatie aan de Be-lastingdienst en aan de Kamer van Koophandel verstrekt te worden en ga zo maar door. Sterker, zelfs als het om een eenzame eskimo op de pool gaat, dan zal hij nog interacteren: hij zal zuurstof nodig hebben, kleding, voeding enz.
De mens leeft niet in een vacuüm. Mensen hebben zelfs een sociale omgeving als ze alleen zijn en er niemand in de buurt is om op te kunnen reageren. Mensen ademen immers, ze eten, ze overlijden en ga zo maar door. Soms reageren mensen op signalen waar ze niet direct betekenis aan (hoeven) verbinden. Als een mens iets interessant vindt slaat zij/hij de verworven gegevens op en bouwt ver-der aan zijn of haar kennis. En aan je kennis bouwen doe je je leven lang.

Een gegeven is iets dat we te weten kunnen komen. Er bestaat een gigantische overvloed aan gege-vens: de waterstanden in Sydney (Australië), de bezettingsgraad van een privé kliniek in Zwitserland, het gewicht van de maan, de hoeveelheid sneeuw in La Plagne (Frankrijk), de hoeveelheid diesel die een bepaalde auto nodig heeft om een kilometer te kunnen rijden en ga zo maar door. Allerlei leuke “weetjes” die voor veel mensen echter lang niet altijd relevant zijn.

Informatie zijn die gegevens die in een bepaalde situatie betekenis hebben. Als je wilt gaan skiën is het belangrijk te weten of je naar La Plagne moet gaan (2000 meter en hoger) of naar Seefeld (Oostenrijk, 1200 meter). Het heeft immers niet zoveel zin om naar Seefeld te vertrekken als de sneeuwgrens op 1900 meter ligt. Dit gegeven wil je ook alleen maar weten als je voor de keuze staat om voor het skiën naar Oostenrijk of Frankrijk te gaan.

Het feit dat je weet dat je ooit geleerd hebt om te skiën en dat je dat nog steeds in staat stelt om op de lange latten een berg af te dalen is een ander gegeven. Dat is iets dat je van jezelf weet en dit feit zul je ook niet snel vergeten. Sterker nog, je combineert dit feit met vele andere feiten. Feiten zoals bijvoorbeeld dat ik het leuk vind om te skiën, dat ik er een autorit van 1100 km voor over heb, dat ik daaraan toch geld uit wil geven terwijl ik ook een dure verbouwing laat uitvoeren (die veel geld kost), het feit dat ik niet mag skiën van mijn werkgever, dat ik door een lawine bedolven kan worden of een been kan breken. Al deze feiten samen (en nog veel andere) spelen mee als ik besluit om wel of niet te gaan skiën. Deze feiten samen vormen de kennis die ik opgebouwd heb en die ik gebruik.

Kennis is wat we, op welke manier dan ook, ooit geleerd hebben. We kennen kennis in de hoofden van de mensen (tacit kennis) en kennis buiten de hoofden van de mensen (explicit kennis). Explicit kennis is wat we bijvoorbeeld met geautomatiseerde systemen beschikbaar kunnen stellen. Mensen kunnen die kennisbanken raadplegen als zij die kennis niet zelf hebben. Andersom is het in een ken-nisbank opslaan van een afgeleide van de tacit kennis goed voor organisaties. Zo wordt men immers minder afhankelijk van experts. Die experts kunnen immers ontslag nemen, met pensioen gaan of tegen de bekende “ijzeren hond” lopen en overlijden.

Informatie zijn dus de gegevens die betekenis hebben in een bepaalde context. De gegevens die in-formatie zijn vormen maar een fractie van alle gegevens die we kunnen vinden. Het zijn de gegevens waar wij, als mens of als organisatie, naar zoeken om wat we weten te vergroten. Logisch geredeneerd is het niet mogelijk dat organisaties aan een informatie infarct leiden. Dat zou immers betekenen dat er meer relevante gegevens zijn dan men tot zich kan nemen. Stel je voor: een organisatie die maar over een deel van hun markt informatie kan verzamelen omdat ze al die informatie niet tot zich kan nemen. Die organisatie zal goed na moeten denken wat ze willen met een stuk markt waar ze geen informatie over hebben! Of over hoe zij zich georganiseerd hebben.

Als organisatie kun je dus nooit te veel informatie hebben, maar wel te veel gegevens. De eerste or-ganisaties die aan een gegevensinfarct leiden hebben zich dan ook al gemeld. Men heeft giga-, tera- of zelfs peta-bytes aan gegevens verzameld die men niet nodig blijkt te hebben. Nu niet, en in de toekomst ook niet. En in die overvloed aan gegevens naar informatie moeten zoeken is niet alleen veel meer werk maar ook werk met een grotere foutkans.

Het is daarom erg belangrijk dat we weten wat kennis is en dat we deze goed beheren en managen. Zowel de tacit als de explicit kennis. Tacit kennis beheer je bijvoorbeeld door een goed personeels-beheer. Het beheer van explicit kennis is anders. IT-ers spreken wel over functioneel beheer, een voor hen wat vaag uitgewerkt begrip. Een van de hoofdtaken van de informatie architect is het beheer van de informatie architectuur. Dit omvat het functioneel beheer, en nog veel meer. Kennismanagement in organisaties is het besturen en beheren van tacit en explicit kennis gericht op de missie, doelstellingen en strategie van die organisatie.

Naar mijn mening kan geen goed kennismanagement bestaan als geen goed beheer van de informatie architectuur gevoerd wordt. Of, een stap verder, kennis kan alleen gemanaged en beheerd worden als we het bedrijfsmiddel informatie goed beheren. Informatie architecten weten zo langzamerhand voldoende van de informatie architectuur om het beheer van de informatie, en daarmee dus het functionele beheer, goed te regelen.

De stelling dat we, omdat we kennis gaan beheren, organisaties eindelijk geven waar ze al jaren om vragen is wat mij betreft te kort door de bocht. Ik denk dat daarvoor zowel een goed beheer van de informatie als een goed beheer van kennis essentieel is. Naast elkaar, en vooral goed op elkaar afgestemd. Ik verwacht dan ook dat in de nabije toekomst de kennis-manager cq. -beheerder en de in-formatie architect elkaar gaan ontdekken en samen gaan doen wat de organisatie al jaren verwacht: een goede informatievoorziening opzetten en in stand houden.