Deze maand de volgende
stelling:
---
“Projectmanager en Informatie Architect: een haat-liefde verhouding”
---
… en dat komt
omdat hun resp. taken een groot verschil in ritme en invalshoek hebben.
Een projectmanager
leidt projecten. In de IT is een project een tijdelijk werkverband dat
dient om met IT een oplossing voor een probleem te realiseren. Een IT
projectmanager is dus verantwoordelijk voor IT projecten.
Een informatie architect
werkt aan vergelijkbare zaken als een informatie analist. Het verschil
is dat een informatie analist zijn of haar werk als eerste fase van
een project uitvoert, terwijl een informatie architect niet projectmatig
werkt. Een informatie architect werkt aan het in beeld brengen van wat
voor een (deel van een) organisatie belangrijk is rond het bedrijfsmiddel
informatie. Structureel, niet projectmatig. Als de informatie architect
haar of zijn werk goed gedaan heeft is voor de organisatie een informatie
architectuur ontstaan die antwoord geeft op de vragen van de mensen
die in projecten oplossingen moeten maken voor bestaande problemen.
Met een informatie architectuur wordt de eerste fase van een project
(de Informatie Analyse, Definitie Studie, Probleem definitie enz.) een
soort toepasbaarheidsonderzoek, waarbij de relevante inhoud van de informatie
architectuur geïnter-preteerd en geëvalueerd wordt.
De kern hier is
de betekenis van het woord informatie. Informatie is een gegeven dat
betekenis heeft in een bepaalde context (het Technical Report 9007 van
het ISO uit 1983 noemt dit de Universe of Discourse (UoD)). Organisaties
dienen dus te streven naar zoveel mogelijk informatie en zo min mo-gelijk
gegevens. Met haar informatie architectuur stelt een organisatie vast
wat informatie is en wat ze daarmee willen, kunnen en moeten.
Zo’n toepasbaarheidsonderzoek
komt sterk overeen met het werk dat nodig is als je een project wilt
aanbesteden. Ongeacht of het om een inbesteding of uitbesteding (procurement)
gaat, er zal aan aannemers (in termen van geld, tijd en kwaliteit) gevraagd
moeten worden (bijvoorbeeld in een Re-quest for Proposal (RFP)) wat
het kost om een oplossing voor een onderkend probleem te realiseren.
Een probleem en
een oplossing(srichting) kan soms in weinig woorden geformuleerd worden:
“In de organisatie missen we een hulpmiddel om de beste route
tussen 2 plaatsen in Europa te weten te komen. We hebben de beste routeplanner
van Europa nodig dat via ons MS-netwerk op 500 PC’s beschikbaar
dient te komen”. Soms is een stapel documenten nodig om te beschrijven
wat het pro-bleem is en wat de oplossing daarvoor moet doen.
Met de informatie architectuur kan dit soort beschrijvingen beperkt
worden omdat aangegeven kan worden waar problemen zich voordoen en op
welke manier oplossingen passen. Tijdens een toepas-baarheidsonderzoek
wordt gekeken naar:
• datgene binnen de informatie architectuur dat een aannemer moet
weten zodat deze een goede aanbieding kan schrijven, en
• of het geformuleerde in de informatie architectuur nog past
bij de werkelijkheid. Indien dit niet het geval is, dan moet het bestaande
beeld op de informatie in de informatie architectuur aangepast worden.
De informatie architect
zorgt voor de informatie architectuur. Dat is een continue taak. Dit
is nodig omdat de wereld niet stilstaat en het beeld dat een organisatie
van zijn bedrijfsmiddel informatie heeft steeds verandert. Het beheren
van de informatie architectuur is dan ook geen project, maar een pro-gramma.
Binnen dit programma wordt naar verbetering van het beeld op informatie
gestreefd. De taak van de informatie analist in het voortraject van
een project is daarmee beperkt tot het genoemde toepasbaarheidsonderzoek.
Om die reden zie je in de praktijk dat minder ervaren informatie architec-ten
dit soort voortrajecten uitvoeren onder begeleiding van ervaren informatie
architecten.
Bij aanbesteding
is een probleemformulering en een geformuleerde oplossingsrichting nodig.
Deze documenten worden in de vorm van een RFP aan (interne of externe)
aannemer(s) gegeven om pro-jectvoorstellen (incl. uitspraken over kosten,
tijd en kwaliteit) te krijgen. De informatie architect zal de organisatie
bijstaan bij het evalueren van de ingeleverde projectvoorstellen.
Aannemers die een
RFP willen beantwoorden zullen vaak een projectmanager aanwijzen die
ervoor zorgt dat een projectvoorstel aangeleverd wordt. Deze projectmanager
is meestal het aanspreekpunt voor het projectvoorstel en zal waarschijnlijk
het aangeboden project leiden. Daarmee is de project-manager ook vaak
degene die de activiteiten van de aannemer in dit kader coördineert.
Hij of zij is daarmee een kernfiguur in het onderhandelingsproces, waarbij
de projectmanagers van andere aan-biedende aannemers elkaars directe
concurrent zijn.
De informatie architect
staat dus de organisatie terzijde. In de meest logische opzet zal de
organisatie een Chief Information Officer (CIO) hebben. Omdat we het
over het bedrijfsmiddel informatie hebben zal dit in de toekomst in
de meeste gevallen een niet-IT-er uit de organisatie zijn die de verantwoor-delijkheid
voor dit bedrijfsmiddel op directieniveau draagt. De CIO zal verantwoordelijk
zijn voor de in-formatievoorziening van zijn of haar organisatie. Als
zodanig zal hij/zij zowel verantwoordelijk zijn voor investeringen in
(ontwerp en realisatie) en exploitatie van (beheer van de informatie
architectuur en de informatie infrastructuur (incl. IT)) van de organisatie
in haar informatie.
Het met IT oplossen
van een probleem zal, tenzij het om een erg kleine verandering gaat,
meestal een investering betekenen. Dit valt dus onder de verantwoordelijkheid
van de CIO. Hij/zij zal daarbij terugvallen op de informatie architectuur
van de organisatie. Om die reden zal de CIO een hoofd in-formatie architect
als staf hebben die het beheer van de informatie architectuur voert.
Requests for Proposal zullen door de CIO uitgevaardigd worden, waarbij
de hoofd informatie architect hem/haar met inhoudelijke kennis terzijde
staat.
De onderhandelingen
die, meestal, volgen op de door aannemers ingediende projectvoorstellen
wor-den onder verantwoording van de CIO gevoerd. De hoofd informatie
architect steunt haar/hem daar dus bij. Hier ligt de reden waarom de
verhouding tussen de informatie architect en de projectmanager een haat-liefde
verhouding is (en zelfs moet zijn).
Aan de ene kant zal de informatie architect lastig zijn voor de projectmanager
omdat zij/hij de eisen en wensen van de organisatie zal verdedigen en
uiteindelijk zal controleren of de aannemer geleverd heeft wat afgesproken
is. Aan de andere kant is de informatie architect de hulp van de projectmana-ger.
Hij/zij kan immers verwoorden (of snel uitzoeken) wat precies bedoeld
wordt met geformuleerde eisen en wensen. Een duale verhouding, dus,
die uitstekende communicatieve eigenschappen vereist van alle betrokkenen.