English version


Nederlandse versie

Steven's weblogs en columns (nederlands)

Iedereen kan informatie van deze weblog overnemen onder de voorwaarde dat hij/zij blijft verwijzen naar deze weblog.

 

Mei 2004: Shortlists

 

Inkopen is een vak. Dat moet ook, want organisaties kunnen hier veel mee verdienen. Als je je product bijvoorbeeld in een sterk concurrerende markt moet afzetten kan een lagere inkoopprijs het verschil maken tussen overleven en failleren. Niet alleen de prijs is daarbij van belang. Een betere kwaliteit grondstof, of een kortere levertijd is zeker zo belangrijk. Daarmee lever je misschien zelf een beter product, of je verlaagt de kosten van je voorraad. Goed onderhandelen en goede afspraken maken is dan cruciaal.

Dit geldt ook voor het inkopen van it. It'ers delen misschien tegenwoordig hun kennis en houden hun 'best practices' bij in een 'procurement library', inkopers wisselen al jaren ervaringen uit. Ook 'downsizen' of opknippen van orders om Europese aanbesteding te omzeilen is niet nieuw.

Een ander fenomeen is de 'shortlist', een lijst met bedrijven die ons bepaalde producten of diensten mogen leveren. Zij hebben hun plaats vaak verworven door aan te tonen dat ze aan gestelde regels voldoen. Zo kan bijvoorbeeld een Iso-9000 certificaat geëist worden. Zo'n certificaat zegt dat een leverancier zich voldoende georganiseerd heeft, dat het personeel voldoende opgeleid blijft en meer van dat soort zaken. Verder stellen zij offertes op een bepaalde manier op. De kosten daarvoor betaalt de inkoper natuurlijk, maar je betaalt graag voor vertrouwen.

Vertrouwen? Het enige dat zo'n regel duidelijk maakt is dat er een bepaalde bureaucratie bestaat. Veel gaat via persoonlijke relaties en contacten met mensen die werken voor de bedrijven op de shortlist. Normaal zijn dat alleen grote aanbieders omdat alleen zij aan de regels kunnen voldoen. Dat zijn dus de grote it-adviesbureaus, softwarehuizen en systeemhuizen, ofwel de it-aannemers. Zij houden zich vooral bezig met het ontwerpen van oplossingen en het leveren van de software, hardware, telecom, opleidingen enzovoort die nodig zijn om die oplossingen te realiseren.

De huidige shortlists in de informatie- en it-sector hebben een ongewenst effect. Het probleem zit in de inkoop van diensten en producten die moeten vaststellen wat een organisatie wil, kan of moet. Als je dat soort werk door een it-aannemer laat uitvoeren mag je verwachten dat hij een open oog houdt voor de producten en diensten die hij daarna kan leveren. Je kunt niet van een leverancier van erp-software verwachten dat hij een objectief, gewogen en onafhankelijk oordeel geeft over de inrichting van je logistiek als hij zelf een manier van werken voorstaat die past bij 'zijn' erp-software.

Een praktijkvoorbeeld is de aanschaf van erp-software bij Defensie. Je kunt het Capgemini en LogicaCMG niet verwijten dat ze adviseren Sap te gebruiken. Erger nog, het was van tevoren bekend dat ze dit zouden doen!

Het probleem is dat alle soorten producten en diensten nog steeds over één kam geschoren worden. Dat is pertinent onjuist. Het blijft waar dat je je adviseur of architect niet bij je it-aannemer kunt halen, en al helemaal niet als die informatie-adviseur of -architect ook je it-inkoop ondersteunt, zoals bij Defensie. Een scheiding tussen aanbieders van informatie- en it-gerichte diensten is nog zelden gerealiseerd en absoluut noodzakelijk om te besparen.

Uw naam:
Uw E-mail:
Uw reactie: