Inkopen is een vak.
Dat moet ook, want organisaties kunnen hier veel mee verdienen. Als
je je product bijvoorbeeld in een sterk concurrerende markt moet afzetten
kan een lagere inkoopprijs het verschil maken tussen overleven en failleren.
Niet alleen de prijs is daarbij van belang. Een betere kwaliteit grondstof,
of een kortere levertijd is zeker zo belangrijk. Daarmee lever je misschien
zelf een beter product, of je verlaagt de kosten van je voorraad. Goed
onderhandelen en goede afspraken maken is dan cruciaal.
Dit geldt ook voor
het inkopen van it. It'ers delen misschien tegenwoordig hun kennis en
houden hun 'best practices' bij in een 'procurement library', inkopers
wisselen al jaren ervaringen uit. Ook 'downsizen' of opknippen van orders
om Europese aanbesteding te omzeilen is niet nieuw.
Een ander fenomeen
is de 'shortlist', een lijst met bedrijven die ons bepaalde producten
of diensten mogen leveren. Zij hebben hun plaats vaak verworven door
aan te tonen dat ze aan gestelde regels voldoen. Zo kan bijvoorbeeld
een Iso-9000 certificaat geëist worden. Zo'n certificaat zegt dat
een leverancier zich voldoende georganiseerd heeft, dat het personeel
voldoende opgeleid blijft en meer van dat soort zaken. Verder stellen
zij offertes op een bepaalde manier op. De kosten daarvoor betaalt de
inkoper natuurlijk, maar je betaalt graag voor vertrouwen.
Vertrouwen? Het
enige dat zo'n regel duidelijk maakt is dat er een bepaalde bureaucratie
bestaat. Veel gaat via persoonlijke relaties en contacten met mensen
die werken voor de bedrijven op de shortlist. Normaal zijn dat alleen
grote aanbieders omdat alleen zij aan de regels kunnen voldoen. Dat
zijn dus de grote it-adviesbureaus, softwarehuizen en systeemhuizen,
ofwel de it-aannemers. Zij houden zich vooral bezig met het ontwerpen
van oplossingen en het leveren van de software, hardware, telecom, opleidingen
enzovoort die nodig zijn om die oplossingen te realiseren.
De huidige shortlists
in de informatie- en it-sector hebben een ongewenst effect. Het probleem
zit in de inkoop van diensten en producten die moeten vaststellen wat
een organisatie wil, kan of moet. Als je dat soort werk door een it-aannemer
laat uitvoeren mag je verwachten dat hij een open oog houdt voor de
producten en diensten die hij daarna kan leveren. Je kunt niet van een
leverancier van erp-software verwachten dat hij een objectief, gewogen
en onafhankelijk oordeel geeft over de inrichting van je logistiek als
hij zelf een manier van werken voorstaat die past bij 'zijn' erp-software.
Een praktijkvoorbeeld
is de aanschaf van erp-software bij Defensie. Je kunt het Capgemini
en LogicaCMG niet verwijten dat ze adviseren Sap te gebruiken. Erger
nog, het was van tevoren bekend dat ze dit zouden doen!
Het probleem is
dat alle soorten producten en diensten nog steeds over één
kam geschoren worden. Dat is pertinent onjuist. Het blijft waar dat
je je adviseur of architect niet bij je it-aannemer kunt halen, en al
helemaal niet als die informatie-adviseur of -architect ook je it-inkoop
ondersteunt, zoals bij Defensie. Een scheiding tussen aanbieders van
informatie- en it-gerichte diensten is nog zelden gerealiseerd en absoluut
noodzakelijk om te besparen.